Поставщики для кофейни: где искать и что спросить

Открывая кофейню, вы ищете не одного поставщика, а пять: зерно, молоко, выпечку, стаканы и кофемашину. Мы прошли этот путь за владельца небольшой кофейни в Москве: искали поставщиков в поиске, каталогах, на маркетплейсах и выставках и читали условия на их сайтах. Ниже — что сработало, какие цифры открыты и что можно узнать только в разговоре.

Где искать поставщиков

Рейтинги обжарщиков для поиска поставщика почти бесполезны: их пишут для покупателей, они про вкус пачки дома, а не про условия поставки в кофейню.

Ближайшие отраслевые выставки в Москве: ПИР Экспо — 26–29 октября 2026 года, Большая ХОРЕКА — 16–18 марта 2027 года, выставка кофе, чая и какао CAFEX — 14–16 апреля 2027 года.

Кофе в зёрнах

Зерно для кофейни покупают у обжарщика напрямую. Почти у всех проверенных обжарщиков есть программа для кофеен: обжарка под заказ, доставка по Москве своей машиной, по России — транспортной компанией, обучение бариста.

• Минимальный заказ — от «привезём даже килограмм» до 10 кг. Бесплатная доставка обычно от 10–50 кг.
• Цена — открытые оптовые прайсы есть примерно у половины обжарщиков: от 1 100 до 2 600 ₽ за кг, бленды для молочных напитков — в основном 1 300–2 300 ₽. У остальных прайс по заявке.
• Проба — дегустация на обжарке, бесплатный дегустационный сет или платный пробный набор из нескольких пачек.
• Оплата — у всех, кого мы проверили, по счёту до отгрузки. Отсрочку на сайте не обещает никто.

Что спросить: цену за кило на вашем объёме (10, 30, 50 кг в месяц) и как она менялась за год; дату обжарки на пачке и срок от обжарки до отгрузки; что входит в обучение и кому оно бесплатно; что будет, если вкус «поплыл» между партиями; когда возможна отсрочка.

На чём обжечься: цена «от» в каталоге — это самый дешёвый лот, а не ваш бленд. У перепродавцов тот же кофе бывает дороже, чем у самого обжарщика, — сравнивайте одну и ту же позицию.

Молоко для кофейни

Для кофе берут ультрапастеризованное молоко линеек «Professional» или «Barista» 3,2–3,5% в коробках по 12 литров, плюс растительное: овсяное, кокосовое, миндальное. Покупают у оптовиков HoReCa, у дистрибьюторов производителя и в сетях для бизнеса. Крупные производители работают через дистрибьюторов, напрямую отгружают только от определённого объёма.

• Минимальный заказ — от 3 000 ₽ у небольших оптовиков, бесплатная доставка по Москве у складов — от 20 000 ₽.
• Цена одной и той же коробки у разных оптовиков заметно отличается. Сравнивайте по одному артикулу, а не «молоко 3,2%».

Что спросить: срок годности на момент поставки; как оформляются ветеринарные документы в Меркурии и коды Честного знака при приёмке; замену партии, если молоко свернулось в кофе; поставки в выходные; можно ли взять пробную коробку.

На чём обжечься: «бариста»-молоко у разных брендов по-разному взбивается — пробуйте на своей машине до договора. Порог бесплатной доставки может оказаться больше вашей недельной закупки. Молочная продукция маркируется: продажу и списание на производство отражают в Честном знаке, порядок — в нашем чек-листе.

Выпечка и десерты

Есть два формата. Готовая выпечка приезжает каждый день, её ставят на витрину как есть. Замороженная хранится в морозильнике, её допекают в кофейне по мере продаж.

Заказ обычно принимают до 12:00–17:00 на завтра. Многие производители дают бесплатные образцы или дегустацию для юрлиц, дистрибьюторы заморозки — обучение персонала при первой закупке.

Что спросить: срок годности после размораживания и выпекания; режим печи; возврат или замену непроданного; поставки в выходные; документы для приёмки — у части поставщиков десертов в карточке прямо написано, что нужны Честный знак и Меркурий.

Выпечку и десерты удобно сразу заводить в учёт с себестоимостью: так видно, какие позиции витрины окупаются. Посчитать одну позицию можно в калькуляторе фудкоста.

Стаканы с логотипом

Стандарт — бумажный стакан 250, 350 или 450 мл с полноцветной печатью.

По открытым прайсам производителей на 20.10.2026, цены с НДС. Цены привязаны к курсу и могут меняться.

Что спросить: входит ли клише в цену; допуск по количеству (например, ±5% от тиража); цену повторного тиража и хранится ли макет; печатают ли на крышках.

На чём обжечься: цена 7 ₽ за стакан требует тиража 10 000 — это месяцы хранения и списание всего тиража, если сменится логотип. На старте выгоднее 1 000 штук или печать на готовых стаканах. Предоплата 50% — норма.

Кофемашина: купить, арендовать или взять под закупку зерна

• «Бесплатно при закупке кофе» — машина в пользовании, пока вы берёте у поставщика кофе от 1 до 8 кг в месяц. Доставка, установка, настройка и сервис обычно входят.
• Аренда без закупки — фиксированный платёж, иногда с правом выкупа.
• Покупка б/у — дешевле новой, но без гарантии и сервиса.

На страницах «бесплатной аренды» чаще описаны суперавтоматы для офиса, а не двухгруппные рожковые машины для кофейни. Цифры на сайте иногда расходятся даже у одной компании, поэтому условия фиксируйте письменно.

Что спросить: какая модель и хватит ли её на ваш поток; цену того же кофе без аренды — машина «бесплатна» только в счёте, её стоимость обычно сидит в цене килограмма; минимальный объём и срок договора; что будет при недоборе; чья кофемолка; кто платит за фильтры и воду; срок выезда сервиса; цену выкупа. Подробно о технике для кофейни — в статье «Оборудование для кофейни».

Что узнают только в разговоре

На сайтах этого нет, поэтому готовьте вопросы к звонку или встрече заранее:

1. Цена на ваш реальный объём, а не «от».
2. Отсрочка платежа: после какого срока работы и какой лимит.
3. Условия «бесплатной» кофемашины: модель, цена кофе в схеме, штрафы при недоборе, выкуп.
4. Как оформляются документы при приёмке: ЭДО, Меркурий, Честный знак.
5. Замена брака: скисшее молоко, пересушенная выпечка, зерно со старой обжаркой.
6. Доставка за порогом бесплатной, поставки в выходные и праздники.
7. Что входит в обучение бариста, сколько часов и для кого бесплатно.

В каком порядке договариваться

1. Зерно и кофемашина

   Они часто связаны одним договором. Сначала выберите обжарщика и попробуйте кофе на машине, которую он предлагает.

2. Молоко

   Пробуйте бариста-молоко на своей машине и своём зерне, сравнивайте цену одного артикула у 2–3 оптовиков.

3. Выпечка

   Решите формат — готовая или заморозка — по наличию печи и персонала, возьмите образцы.

4. Стаканы

   Заказывайте за 2–3 недели до открытия, тиражом, который уйдёт за месяц-два.

5. Учёт с первого дня

   Заведите поставщиков, цены закупки и техкарты в учётную систему: себестоимость каждой позиции пересчитается при подорожании закупки, и будет видно, у кого вы берёте дороже. Как это устроено в НИРБИ — на странице «Склад и техкарты».

Источники

1. Постановление Правительства РФ от 15.12.2020 № 2099 — маркировка молочной продукции
2. ПИР Экспо — международная выставка индустрии гостеприимства
3. Большая ХОРЕКА — выставка оборудования и продуктов для HoReCa
4. CAFEX — выставка кофе, чая и какао