Инвентаризация в кафе: как провести за вечер

Инвентаризацию в кафе обычно растягивают на ночь и всё равно получают одну цифру: «недостача 18 тысяч». Что с ней делать, непонятно. Разберём, как пересчитать склад за вечер, как читать расхождения по каждому товару и откуда они берутся. В конце — что из этого требует закон.

Зачем кафе инвентаризация

Учёт показывает, сколько продуктов должно остаться: приход минус продажи по техкартам минус оформленные списания. Инвентаризация показывает, сколько осталось на самом деле. Разница между ними и есть деньги, которые ушли мимо кассы: перерасход на кухне, порча без акта, ошибки приёмки, воровство.

Без пересчёта фудкост из техкарт остаётся теорией. Блюдо может стоить по расчёту 30% цены, а по факту 36%, и узнаете вы об этом только по остаткам. Как считается теоретический фудкост, разобрано в статье про техкарту блюда.

Подготовка: что сделать до пересчёта

Половина «недостач» появляется не на складе, а в документах, которые не успели провести. Поэтому за день до пересчёта:

1. Проведите все приёмки. Накладная, которая лежит в папке у шефа, превращается в недостачу по всем её позициям.
2. Оформите списания. Испорченное, просроченное, разбитое, проработку и питание персонала — актом списания. Неоформленное списание выглядит в отчёте так же, как кража.
3. Проведите перемещения между складом, кухней и баром, если они ведутся отдельно.
4. Закройте смену на кассе. Продажи после начала подсчёта собьют остатки.
5. Разложите склад по местам. Один товар — в одном месте. Если сахар лежит и на складе, и на баре, его посчитают дважды или ни разу.
6. Распечатайте или откройте ведомость по зонам: холодильники кухни, морозилка, сухой склад, бар, витрина. Порядок позиций в ведомости — как они стоят на полках, а не по алфавиту.

Как пересчитать за вечер

Быстрее всего работают пары: один считает и взвешивает, второй записывает. Каждая пара получает свою зону, и никто не переходит в чужую.

• Считайте вслепую. Тот, кто считает, не видит учётных остатков и записывает только то, что насчитал. Если перед глазами цифра «должно быть 12 кг», рука сама найдёт эти 12 кг.
• Считайте в единицах учёта. Если молоко учитывается в литрах, пишите литры, а не «три коробки». Пересчёт коробок в литры наутро — источник половины ошибок.
• Вскрытую упаковку взвешивайте. Начатый пакет муки — это не «пакет», а 640 г. Целые упаковки можно считать по маркировке, вскрывая выборочно.
• Полуфабрикаты считайте отдельно. Заготовки, соусы, нарезка, тесто — это продукты, которые уже ушли со склада. Если их не посчитать, на складе появится «недостача» сырья, которое на самом деле лежит в гастроёмкостях.
• Не исправляйте цифры на ходу. Нашли ещё одну коробку — допишите отдельной строкой. Перечёркнутые и переписанные цифры потом не проверить.

При такой организации небольшое кафе или кофейня укладывается в один вечер после закрытия. Дольше всего считают бар и открытую упаковку, поэтому на них ставят самую внимательную пару.

Как читать расхождения: процент по каждому товару

Общая сумма недостачи почти ничего не говорит. 18 тысяч могут сложиться из одной пропавшей бутылки и десятка мелких погрешностей взвешивания, а могут из систематического перерасхода сливок. Смотреть нужно на каждую позицию отдельно и сравнивать расхождение с тем, сколько товара ушло за период.

Расхождение, % = (факт − учёт) ÷ расход за период × 100

Расход за период — сколько товара списалось по продажам и актам между двумя инвентаризациями. Минус в формуле — недостача, плюс — излишек.

Цифры условные. Порог «нормального» расхождения закон для кафе не устанавливает. В практике заведений часто берут ±5% по позиции и разбирают всё, что выше.

В примере молоко и кофе — в пределах погрешности, их можно не трогать. Сливки и курица — сигнал: почти 10% и 6,5% от расхода. Сливочный сыр в плюсе, и это тоже проблема: излишек значит, что где-то его списывают больше, чем кладут в блюдо, или его приняли под другим названием.

Откуда берутся недостачи и излишки

• Техкарта не совпадает с тем, как готовят. В карте 120 мл молока на капучино, а бариста наливает «на глаз» 150. Проверьте граммовку на месте: попросите приготовить блюдо и взвесьте ингредиенты.
• Списание по нетто вместо брутто. Курица приходит с кожей и костями, а в блюдо идёт чистое филе. Если техкарта списывает со склада только нетто, отходы на очистке каждый месяц выглядят как недостача. Брутто, нетто и процент отхода должны быть в техкарте.
• Пересорт. Одно и то же приняли или списали под разными карточками: «сыр сливочный» и «сыр творожный», «молоко 3,2%» и «молоко 2,5%». Тогда одна позиция в минусе, соседняя в плюсе на ту же величину. Перед поиском виноватых сложите такие пары.
• Неоформленные списания и проработка. Упавший торт, пробные заготовки нового меню, кофе для персонала. Всё это реальный расход, который не попал в учёт.
• Ошибки приёмки. Пришло 9 кг вместо 10, а приняли по накладной. Взвешивайте весовой товар при поставщике.
• Воровство. Его видно не по общей сумме, а по повторяемости: одни и те же дорогие позиции в минусе из месяца в месяц, в одни и те же смены. Для таких позиций полезна еженедельная выборочная инвентаризация.

Как часто проводить

Удобная схема для кафе и кофейни:

• Раз в месяц — полная, по всем позициям, в последний день месяца. Тогда фудкост и прибыль за месяц считаются по реальным остаткам.
• Раз в неделю — выборочная по 10–20 дорогим и ходовым позициям: кофе, молоко, сливки, мясо, рыба, алкоголь. 20 минут перед закрытием.
• Внеплановая — при смене управляющего, шефа или бармена и после серьёзной недостачи по выборочному пересчёту.

Алкоголь в баре дополнительно сверяют с остатками в ЕГАИС, это отдельная процедура. Подробнее — в статье о списании алкоголя в ЕГАИС.

Что требует закон

Для организаций (ООО), которые ведут бухгалтерский учёт, порядок инвентаризации с 1 апреля 2025 года задаёт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Прежние методические указания Минфина 1995 года больше не действуют. Основное из стандарта:

• Когда обязательно (п. 15): перед годовой отчётностью, при смене материально ответственного лица, при утрате или порче имущества, после пожара или аварии, при реорганизации и ликвидации, при передаче имущества в аренду.
• Кто проводит: для обязательной инвентаризации создают комиссию, материально ответственных лиц в неё не включают (п. 19–20). Если в компании работают только руководитель и главный бухгалтер, комиссию можно не создавать (п. 22).
• Как считать: подсчётом, взвешиванием, обмером, осмотром, допускается фото- и видеофиксация (п. 4). Считают при материально ответственном лице, но не с его слов (п. 23).
• Как оформить: инвентаризационные описи, акты, сличительные ведомости (п. 5). Унифицированные формы не обязательны, подойдут свои.

ИП, который ведёт налоговый учёт доходов или доходов и расходов, может не вести бухгалтерский учёт (ч. 2 ст. 6 закона № 402-ФЗ), и ФСБУ 28/2023 его не обязывает. Но управленческая инвентаризация из разделов выше нужна ему так же, как ООО: иначе реальный фудкост не узнать.

Можно ли удержать недостачу из зарплаты

Ограниченно. По общему правилу сотрудник отвечает за ущерб в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Удержать такую сумму можно распоряжением работодателя не позднее месяца со дня, когда размер ущерба окончательно установлен. Если срок прошёл, сотрудник не согласен, а сумма больше среднего заработка, взыскать её можно только через суд (ст. 248 ТК РФ).

Полную материальную ответственность можно возложить по письменному договору только на совершеннолетних сотрудников, которые непосредственно работают с товарными ценностями или деньгами (ст. 244 ТК РФ): например, на кладовщика или бармена. Договор заключают заранее, а не после недостачи. И в любом случае до взыскания нужна проверка и письменное объяснение сотрудника.

Удержание не возвращает продукты, а находить причину всё равно придётся. Начинайте с техкарт, приёмки и неоформленных списаний: их проверить быстрее, чем доказать вину.

Источники

1. Приказ Минфина России от 13.01.2023 № 4н «Об утверждении ФСБУ 28/2023 „Инвентаризация“» (применяется с 1 апреля 2025 года)
2. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», статья 6
3. Трудовой кодекс РФ, статья 241 «Пределы материальной ответственности работника»
4. Трудовой кодекс РФ, статья 244 «Письменные договоры о полной материальной ответственности работников»
5. Трудовой кодекс РФ, статья 248 «Порядок взыскания ущерба»