Акт списания продуктов: образец и как заполнить

Когда составляют акт и какую форму взять

Акт составляют, когда продукты уходят со склада не через продажу: испортились, истёк срок годности, разбили бутылку или пролили молоко, кухня испортила блюдо, продукты ушли на питание персонала, дегустацию или проработку нового блюда. По акту продукты списывают со склада и из учёта, а заодно видно, сколько денег уходит в потери.

Готовые формы есть в постановлении Госкомстата России № 132:

• ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей» — для боя, порчи, лома ценностей, которые уценяют или списывают. Подписывают члены комиссии с участием представителя администрации, материально ответственного лица, при необходимости — представителя санитарного надзора. Утверждает руководитель.
• ТОРГ-16 «Акт о списании товаров» — для порчи и потери качества товаров, которые нельзя дальше продавать. Подписывают члены комиссии, уполномоченной руководителем. Составляется в трёх экземплярах: первый — в бухгалтерию, второй остаётся в подразделении, третий — у материально ответственного лица.

Среди 25 унифицированных форм для общепита (ОП-1 — ОП-25) отдельного акта о порче продуктов нет. Форма ОП-8 — это акт о бое, ломе и утрате посуды и приборов, а не продуктов. Для питания сотрудников есть своя форма — ОП-21 «Акт на отпуск питания сотрудникам организации».

С 1 января 2013 года унифицированные формы не обязательны к применению. Формы первичных документов определяет руководитель по представлению того, кто ведёт бухгалтерский учёт (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Значит, можно взять образец выше, ТОРГ-16 или свою форму — главное, чтобы в ней были обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты по 402-ФЗ

Часть 2 статьи 9 закона «О бухгалтерском учете» перечисляет реквизиты, без которых первичный документ не годится. Дословно:

Первичный документ можно составить на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Как заполнить акт по шагам

1. Назначьте комиссию. Руководитель приказом или распоряжением определяет, кто входит в комиссию. Номер и дату приказа впишите в строку «Основание».
2. Осмотрите продукты. Комиссия вместе с материально ответственным лицом взвешивает или пересчитывает то, что нужно списать, и записывает признаки порчи: запах, плесень, повреждённая упаковка, истёкший срок годности.
3. Заполните таблицу. По каждой позиции — наименование, единица измерения, количество, цена, сумма и причина. Цену берите учётную — ту, по которой продукт числится на складе.
4. Посчитайте итог цифрами в таблице и прописью под ней.
5. Опишите обстоятельства и что сделано со списанными продуктами — уничтожены, утилизированы или переданы.
6. Соберите подписи членов комиссии и материально ответственного лица с расшифровкой: должность, фамилия и инициалы.
7. Утвердите акт у руководителя и передайте в бухгалтерию.
8. Спишите продукты в учёте — со склада и, если это алкоголь, в ЕГАИС.

Причины списания продуктов

• Порча — продукт испортился при хранении: плесень, запах, нарушенная упаковка.
• Истёк срок годности.
• Брак кухни — блюдо приготовили неправильно, и его нельзя отдать гостю.
• Бой и разлив — разбили бутылку, пролили молоко или сироп.
• Питание персонала, дегустации и подарки, проработка новинок. Это не порча: продукт использован, просто не продан. Такие списания тоже оформляют актом, но налоговые последствия у них другие — уточните у бухгалтера.

Посуду и приборы списывают отдельно от продуктов: для них есть унифицированная форма ОП-8.

Алкоголь: списание через ЕГАИС

Алкоголь, который учитывается в ЕГАИС, недостаточно списать в учёте заведения. Бой, порчу и использование алкоголя в коктейлях и блюдах фиксируют в ЕГАИС заявкой об акте списания продукции с остатков на складе — не позднее следующего рабочего дня после дня первичного документа, который подтверждает списание (п. 1.2 приказа Росалкогольрегулирования № 397, ред. от 26.11.2024). Сам приказ действует до 1 января 2027 года.

Что ещё нужно для работы с ЕГАИС в кафе — в статье «ЕГАИС в кафе и баре» и в чек-листе по ЕГАИС.

Налоги: что важно знать

• Налог на прибыль. Потери от порчи при хранении и транспортировке в пределах норм естественной убыли относятся к материальным расходам (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Какие нормы убыли применять, уточните у бухгалтера.
• НДС. В перечне случаев, когда НДС восстанавливают (п. 3 ст. 170 НК РФ), порча и списание не названы. По постановлению Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 № 33 (п. 10) выбытие из-за порчи не облагается НДС, если причина подтверждена документально — для этого и нужен акт.

Налоговый учёт списаний зависит от режима налогообложения и обстоятельств. Эта страница — не налоговая консультация: порядок для своей ситуации согласуйте с бухгалтером.

Как списывать продукты в НИРБИ

• Акты списания с причинами: порча, истёк срок, брак кухни, бой/разлив, питание персонала, маркетинг и подарки, проработка новинок. Можно добавить свои причины.
• Продукт или готовое блюдо. Списать можно и отдельный продукт, и блюдо: блюдо раскладывается по техкарте, и со склада уходят его ингредиенты.
• Быстрое списание с кассы на Windows: бариста пролил молоко — списал, не отходя от стойки.
• Партии и сроки годности. Блок «Списать в первую очередь» показывает, что скоро испортится, — меньше остаётся на списание.
• Отчёт «Оборот склада»: потери и списания по причинам: видно, сколько денег уходит на порчу.

Для бухгалтерии оформите акт с подписями комиссии по образцу выше. Подробнее о складе — на странице «Склад и техкарты».

Источники

1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 9
2. Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»
3. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций: указания по применению ТОРГ-15 и ТОРГ-16
4. Справка КонсультантПлюс к альбому форм № 132: формы не обязательны с 01.01.2013 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012)
5. Налоговый кодекс РФ, ст. 254, п. 7, пп. 2 — потери от порчи в пределах норм естественной убыли
6. Налоговый кодекс РФ, ст. 170, п. 3 — случаи восстановления НДС
7. Постановление Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 № 33, п. 10 — выбытие имущества из-за порчи и НДС
8. Приказ Росалкогольрегулирования от 17.12.2020 № 397, п. 1.2 — заявка об акте списания с остатков на складе (ред. от 26.11.2024)